வெள்ளி, 31 ஆகஸ்ட், 2012

ஆசையில் ஒரு கடிதம்? 4


பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் வணிக/அலுவலக கடிதங்கள் எழுதுவது பற்றி சொன்ன மேலும் சில குறிப்புகளைக் கேட்டபோது, 
நாம் எழுதும் கடிதங்களில் மாற்றம் செய்யவேண்டியது அவசியம் 
என எனக்குப் பட்டது.

எடுத்துக்காட்டாக கடிதத்தின் ஆரம்பத்தில் Dear Sir என்பதற்கு கீழே வழக்கமாக பொருள் (Sub:)  என குறிப்பிட்டு அதற்கு நேரே கடிதத்தில்
எழுத இருக்கும் பொருள் பற்றியும் மற்றும் அதற்கு கீழே பார்வை 
(Ref:) என எழுதி அதற்கு நேரே சம்பந்தப்பட்ட கடிதங்களின் 
எண்ணையும் நாம் எழுதுவது வழக்கம்
(எ.கா)
Dear Sir, 
Sub: Business Writing
Ref: Letter No. 123/456 dt 30th August 2012 
ஆனால் Sub, Ref போன்றவைகளை எழுதத்தேவையில்லை என்பது பேராசிரியரின் கருத்து.

அதுபோல ஆரம்பிக்கும்போது As above என்று எழுதவும் கூடாது.
நாம் எதைப்பற்றி எழுதப்போகிறோம் என்பதை ஆரம்பத்திலேயே
குறிப்பிட்டு இருப்பதால் As above  என எழுதாமல்,நேரடியாகவே சொல்லவேண்டியதை  எழுதவேண்டும்.
 
சிலசமயம் நமக்கு வரும் கடிதங்களில் தேதி இருக்காது. 
அத்தகைய கடிதங்களுக்கு பதில் எழுதும்போது, Your letter dated NIL 
என எழுதுவது நாகரிகமாகாது. அவ்வாறு எழுதுவதைத் தவிர்த்து   
Thanks for your recent letter என ஆரம்பிக்கலாம்.

எப்பொழுதுமே கடிதத்திற்கு பதில் நாம் தான் எழுதவேண்டும்.
நம்முடைய உதவியாளரையோ அல்லது செயலாளரையோ 
நமக்குப் பதில் எழுத சொல்லக் கூடாது.

(ஆனால் அரசு அலுவலகங்களில் எழுதப்படும் கடிதங்களுக்கு மேலதிகாரிக்குப் பதில் அலுவலக மேற்பார்வையாளர் தான்
கையொப்பமிட்டு இருப்பார். காரணம் தெரியவில்லை. ஒருவேளை
அவர் கையொப்பமிடுவது பதவியின் கௌரவத்திற்கு இழுக்கோ
என்னவோ!)

மேலும் I request you என்பதற்கு பதிலாக Could you please என
எழுதலாம்.   மற்றும் கடிதத்தில் Inconvenience is regretted என
எழுதுவதை விட I am sorry என எழுதுவது கடிதத்தைப்
படிப்பவருக்கு நேரடியாக பேசுவது போன்ற உணர்வைக்
கொடுக்கும்.

மேலும் கடிதத்தை முடிக்கும்போது Meanwhile I beg to remain
போன்ற  பழமையான அடிமைத்தனத்தை நினைவூட்டும் சொற்றொடர்களையும் உபயோகப்படுத்தக்கூடாது. அதற்கு பதில்
Good Bye என்றோ  God be with you என்றோ I look forward to hear
from you என்றோ எழுதலாம்.

அது போல M/s என்பதை தனி நபருக்கு உபயோகப்படுத்தக்கூடாது.
அதை கூட்டாண்மை (Partnership) நிறுவனங்களுக்கே உபயோகப்படுத்தவேண்டும்.
(உ.ம்) M/s Ram & Rahim

நிறுவனங்களுக்கு கடிதம் எழுதும்போது, நிறுவனத்தின் பெயருக்கு
எழுதாமல் அங்கு பணிபுரியும் தனிப்பட்ட நபரின் பெயரிலோ
அல்லது அவர் வகிக்கும் பதவியின் பெயரிலோ எழுதுவது நல்லது.

கடிதங்களின் படிகளை (Copies) வேறு யாருக்கும் அனுப்ப
நினைத்தால் மூல (Original) கடிதத்தில் கையொப்பத்தின் கீழே,
cc to என எழுதி அவர்களின் பெயரை எழுதலாம்.
(Cc என்பது Carbon Copy என்பது எல்லோருக்கும் தெரியும்.)
அல்லது Copy to என்றும் எழுதலாம்.

நாம் அனுப்பும் படி (Copy) யாருக்கு எழுதுகிறோமோ அவருக்கு தெரியவேண்டாம் என நினைத்தால், படிகளில் மட்டும்
Bcc (Blind Carbon Copy) to என எழுதி அந்த படியைப் பெறுபவரின்
பெயரை எழுதலாம். 

அவர் இவ்வாறு சொல்லிக்கொண்டு இருக்கும்போது, நான் எழுந்து
சார். அரசு அலுவலகங்களில் படிகளை அனுப்பும்போது Copy to என எழுதாமல் Copy submitted, Copy transmitted, மற்றும் Copy forwarded என 
வெவ்வேறு விதமாக எழுதுவதுண்டு. உண்மையில் அது
சரியான முறையா?’ என்று கேட்டேன்.

தொடரும்

செவ்வாய், 28 ஆகஸ்ட், 2012

ஆசையில் ஒரு கடிதம்? 3


பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் கூற்றுப்படி அநேகம் பேர் 
எழுதும் வணிகரீதியான கடிதங்கள் (Business Writing) சரியானவை அல்லவாம்.  

கடிதங்கள் பற்றி அவர் சொன்ன விஷயங்கள் சுவாரஸ்யமானவை.
கடிதங்கள் எழுதுவது என்பது பல ஆயிரம் (அதாவது சுமார்  
6000-7000) ஆண்டுகளுக்கு முன்பே பழக்கத்தில் இருந்ததாக 
தெரிகிறது என்றும், இன்றைய உலக மக்கள் தொகையில்  
10 லிருந்து 15 விழுக்காடு மக்கள்தான் கடிதம் எழுதுகிறார்கள் 
என்றும் அவர் சொன்னதைக் கேட்டபோது ஆச்சரியமாக இருந்தது.

கடிதம் எழுதுவது ஒரு கலை. அது காதல் கடிதமாக இருந்தாலும் 
சரி வணிகம் சம்பந்தப்பட்ட கடிதமாக இருந்தாலும் சரி, அவை 
சரியாக எழுதப்படாவிட்டால் பலன் பூஜ்யந்தான் என்று அவர் சொன்னபோது வகுப்பில் ஒரே சிரிப்பலைதான்.

எப்படி உணவு நன் முறையில் தயாரிக்கப்பட்டிருந்தாலும் 
அதை கொடுக்கின்ற விதம் (Presentation) சரியாக இல்லாவிட்டால்
நுகர்வோர்களை கவராதோ அதுபோல, ஒரு கடிதம் என்னதான்
நன்றாக எழுதப்பட்டு இருந்தாலும் அதனுடைய தோற்றம் (Look)
நன்றாக இல்லை என்றால் அது அக்கடித்தை பெறுவோரை
படிக்கத் தூண்டாது என்றும் அவர் சொன்னார். 

அலுவலகக் கடிதம் எழுதும்போது நாம் செய்யும் தவறு   
கடிதத்தின் தலைப்பில் இடது ஓரத்தில் பார்வை எண் (Ref:No.) 
என எழுதி பின்னர் எண்களை எழுதுவது தான். எண்களை குறிப்பிடும்போது பார்வை எண் என்று எழுதவேண்டிய அவசியம் 
இல்லை என்றார் பேராசிரியர்.

மேலும் கடிதத்தின் தலைப்பில் வலது ஓரத்தில் தேதியை
குறிப்பிடும்போதும் அநேகம் பேர் Date: என எழுதியே தேதியை
எழுதுவோம். தேதியையே  குறிப்பிடும்போது பின் ஏன் Date என எழுதவேண்டும். அதுதான் தேதி என்று எல்லோருக்கும் தெரியுமே
என்பது அவரது வாதம்.

மேலும் தேதியை குறிப்பிடும்போது, அமெரிக்கர்கள்  போல் 
முதலில் மாதம் பின் தேதி பின் ஆண்டு என்றோ அல்லது பிரிட்டிஷ்காரர்கள் போல் முதலில் தேதி பின் மாதம் பின் 
ஆண்டு என்றோ என்று எழுதலாம் என்றும் ஆனால் 
மாதங்களைக் குறிப்பிடும்போது அவைகளின் பெயர்களைத்தான் 
எழுத வேண்டுமாம். எண்களால் குறிப்பிடக்கூடாதாம். 
(உ-ம் ஆகஸ்ட் 28 2012  அல்லது  28 ஆகஸ்ட் 2012  )

கடிதத்தை ஆரம்பிக்கும்போது Sir அல்லது Dear Sir என்றோ ஆரம்பிக்கலாம்.தெரியாதவதர்களுக்கு எழுதும்போது Sir என 
ஆரம்பித்து எழுதவேண்டும் என பலர் நினைத்துக்கொண்டு 
இருப்பதும் தவறு என்றார் அவர். 

அரசு அலுவலகங்களில் D. O. கடிதங்களுக்குப் பதில் 
எழுதும்போதுதான் அலுவலர்கள் தங்கள் மேலதிகாரிகளுக்கு  
Dear Sir என எழுதவேண்டும் என்ற எழுதப்படாத விதி சரியல்ல 
என்றார் அவர். 

சொல்லப்போனால் D. O. கடிதங்களுக்குப் பதில் எழுதும்போது, 
பதிலை பெறுபவர் மேலதிகாரியாக இருந்தாலும் அவர் 
பெயரில்தான் எழுதவேண்டுமே அன்றி Dear Sir என எழுதக்கூடாது 
என்றார் அவர். ஆனால் நமது அரசு அலுவலர்களில் எவ்வளவு 
பேருக்கு மேலதிகாரியின் பெயரை எழுதி கடிதம் எழுத தைரியம் இருக்கிறது என்பதுதான் எனது கேள்வியே!

பெண் ஊழியர்களுக்கு எழுதும்போது 'Dear Madam என எழுதலாமா?'
என நாங்கள் அவரிடம் கேட்டோம். ஏன் அப்படி கேட்கிறீர்கள்?’ என 
அவர் கேட்டதற்கு, மனைவிக்கு எழுதும்போதுதான் Dear Madam என எழுதலாம் எனக் கேள்விப்பட்டிருக்கிறோம். .என எங்களில் சிலர் சொன்னதற்குஅவர் சிரித்துக்கொண்டே அப்படி எந்த விதியும் இல்ல. 
இது நாமே ஏற்படுத்திக்கொண்டது. Dear Sir என எழுதும்போது 
Dear Madam என்றும் எழுதுவதில் தப்பில்லை.என்றார் அவர். 

ஆனால் Dear Sir என்றோ அல்லது Dear Madam என்றோ கடிதத்தை
ஆரம்பித்து இருந்தால் கையொப்பமிடும்போது Yours faithfully என்று
எழுதித்தான் கையொப்பமிடவேண்டுமாம்.

D.O Letter எனப்படும் Demi Official Letter எழுதும்போது 
ஆணாயிருந்தால் Dear Mr X என அவரது பெயரை எழுதி 
ஆரம்பிக்கலாம். பெண்ணாக இருந்தால்  Dear Mrs X என்றோ 
அல்லது Dear Ms X என்றோ அவர்களது பெயரை எழுதி 
ஆரம்பிக்கலாம்.

ஆண்களுக்கு Mr என எழுதத் தேவையில்லை. ஆனால் 
பெண்களுக்கு அவசியம் Mrs அல்லது Ms என்று எழுதித்தான் 
பெயரை எழுதவேண்டும். மற்றும் Mr மற்றும் Mrs என எழுதிய 
பின் புள்ளி வைக்கத்தேவையில்லை என்றும் அவர் சொன்னார். 

அதுபோலவே Dear Professor X என எழுதாமல் Dear Prof என 
சுருக்கினால் Prof க்குப்பிறகு புள்ளிவைக்கவேண்டும் என்றும் 
ஆனால் Dr என எழுதினால் புள்ளி வைக்கத்தேவையில்லை என்ற அனேகம்பெருக்குத் தெரியாத விஷயத்தையும் சொன்னார். 

D.O Letter ன் முடிவில் கையொப்பமிடும்போது Yours sincerely என்று எழுதித்தான் கையொப்பமிடவேண்டும். அதற்குக் கீழே கையொப்பமிடுபவரின் பெயர் கட்டாயம் இருக்கவேண்டும்.

பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் சொன்ன மேலும் 
சில குறிப்புகள் அடுத்த பதிவில்.

தொடரும்

வியாழன், 23 ஆகஸ்ட், 2012

ஆசையில் ஒரு கடிதம்? 2


நான் பணி புரிந்த  தேசிய விதைக் கழகத்தில் (NSC)  கூட சாதாரண கடிதங்களில் Sir, என்றும் Demi Official கடிதங்களில் Dear Mr..... என ஆரம்பித்துத்தான் கடிதம் எழுதுவார்கள்.NSC யும் மைய அரசின்
நிறுவனமாக இருந்ததால் அங்கும் அரசின் அதே நடைமுறைகளே
கடைப் பிடிக்கப்பட்டன போலும்.

ஆனால் நான் பிறகு பணி புரிந்த வங்கியிலோ, சாதாரண 
கடிதத்திற்கே Dear Sir என்றுதான் எழுதுவார்கள். மாநில மற்றும் 
மைய அரசின் துறைகளில்  ஊழியர்கள் (Subordinates) தங்கள் மேலதிகாரிகளுக்கு D.O கடிதம் எழுதும்போது உபயோகப்படுத்தும் சொற்பிரயோகம்,வங்கியில் சாதாரண கடிதம் எழுதும்போது 
உபயோகப்படுத்தப்பட்டது எனக்கு ஆச்சரியத்தைக் கொடுத்தது.
  
எல்லோரும் வழக்கத்தில் உள்ளதை அப்படியே பின் பற்றி 
வந்ததால்,எது  சரியான முறை என்று சொல்ல யாருக்கும் 
தெரிய வில்லை. 

மேலும் வங்கிகளில் மேலாளரைத் தவிர  மற்றவர்களுக்கு கடிதம்
எழுதும் வாய்ப்பு இருப்பதில்லை. அப்படியே இருந்தாலும் அதுகூட காசோலைகளையும் (Cheques) வங்கி உண்டியல் (Hundis) களையும் அனுப்புவதற்கான இணைப்புக் கடிதமாகத்தான் இருக்கும்.

ஊழியர்கள் வசதிக்காக அந்த வகை கடிதங்கள் கோடிட்ட 
இடங்களுடன். அச்சிடப்பட்டே இருக்கும். காலியான இடங்களில் தேவையான விவரத்தை எழுதி அனுப்பினால் போதும். அதனால் 
யாரும் கடிதம் எழுத நேரம் செலவிட வேண்டியதில்லை.எனவே 
கடிதம் எழுதும் முறை பற்றி யாரும் கவலைப்படுவதில்லை.

நானும் வங்கியில் மேலாளராக ஆனபோது, எல்லோரும் 
கடைப்பிடித்த முறையையே தொடர்ந்தேன். இருந்தாலும் சரியான 
முறை என்னஎன்பதைப் பற்றி அறிய ஆவலோடு இருந்தேன்.

எனது ஆவல் நான் வங்கியில் சேர்ந்து 29 ஆண்டுகளுக்குப் 
பிறகுதான்  அதாவது 1999 ல் தான் நிறைவேறியது. கோவையில் 
எங்கள் வங்கியின் வட்டார மேலாளராகப் (Regional Manager) பணியாற்றிக்கொண்டு இருந்தபோது எங்கள் வங்கி, என்னை, 
Business communication என்ற ஆறு நாட்கள்  நடத்தப்பட்ட 
பயிற்சிக்காக 1999 டிசம்பர் மாதம் ஹைதராபாத் தில் உள்ள
IDBI (Industrial Bank of India Ltd.,) ன் பயிற்சி நிறுவனமான
Jawaharlal Nehru Institute for Development Banking  (JNIDB) க்கு 
அனுப்பியது.என்னைப்போல் எங்கள் வங்கியின் பணியாற்றிய 
சில நண்பர்களும் பயிற்சி பெற வந்திருந்தார்கள்.

உண்மையில் நான் பணியில் இருக்கும்போது எத்தனையோ 
இடங்களில் பயிற்சியை பெற்றிருந்தாலும் அங்கு (JNIDB)  பெற்ற பயிற்சியை இன்னும் என்னால் மறக்க  இயலவில்லை. 
ஆறு நாட்களும் வெவ்வேறு துறைகளில்  வல்லுனராக 
இருந்தவர்கள் வந்து Process, Skills and Styles, Business Etiquette,  
Executive Like Qualities, Business Writing போன்ற தலைப்புகளில் மிக அருமையான பேசி எங்களோடு கலந்துரையாடி நாங்கள்  
அதுவரை அறிந்திராத பல புதிய கருத்துக்களை அறிந்து
கொள்ள உதவினார்கள்.

அங்குதான் Business Writing பற்றி  எங்களுக்கு பயிற்சி தர ஹைதராபாத்தில் இருந்த Central Institute Of English And 
Foreign Languages   (CIEFL) என்ற மிக அருமையான 
நிறுவனத்திலிருந்து Dr.Matthew M Monipally என்ற பேராசிரியர் 
வந்திருந்தார். 

(CIEFL பற்றி --- இந்த நிறுவனம் இந்தியாவின் முதல் பிரதமர்
திரு ஜவஹர் லால் நேரு அவர்களின் எண்ணப்படி 1958 ல் 
ஆங்கில பாடம் நடத்தும் ஆசிரியர்களுக்கான பயிற்சி மையமாக தொடங்கப்பட்டது. பின்னர் 1972 ஆங்கிலம் மட்டுமல்லாமல்  மற்ற 
வெளி நாட்டு மொழிகளை கற்றுத்தருவதற்கும் ஏதுவாக  
Central Institute Of English And Foreign Languages  என்று பெயர் மாற்றம் செய்யப்பட்டது. இந்த நிறுவனம் தருகின்ற உன்னத பயிற்சியின் காரணமாக 1973 ல் இந்த நிறுவனத்தை UGC நிகர் நிலைப் 
பல்கலைக் கழகமாக அங்கீகரித்துள்ளது.)

பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் சொன்னதிலிருந்து நான் கற்றுக்கொண்டது பற்றி அடுத்த பதிவில்.  

 

தொடரும்