செவ்வாய், 28 ஆகஸ்ட், 2012

ஆசையில் ஒரு கடிதம்? 3


பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் கூற்றுப்படி அநேகம் பேர் 
எழுதும் வணிகரீதியான கடிதங்கள் (Business Writing) சரியானவை அல்லவாம்.  

கடிதங்கள் பற்றி அவர் சொன்ன விஷயங்கள் சுவாரஸ்யமானவை.
கடிதங்கள் எழுதுவது என்பது பல ஆயிரம் (அதாவது சுமார்  
6000-7000) ஆண்டுகளுக்கு முன்பே பழக்கத்தில் இருந்ததாக 
தெரிகிறது என்றும், இன்றைய உலக மக்கள் தொகையில்  
10 லிருந்து 15 விழுக்காடு மக்கள்தான் கடிதம் எழுதுகிறார்கள் 
என்றும் அவர் சொன்னதைக் கேட்டபோது ஆச்சரியமாக இருந்தது.

கடிதம் எழுதுவது ஒரு கலை. அது காதல் கடிதமாக இருந்தாலும் 
சரி வணிகம் சம்பந்தப்பட்ட கடிதமாக இருந்தாலும் சரி, அவை 
சரியாக எழுதப்படாவிட்டால் பலன் பூஜ்யந்தான் என்று அவர் சொன்னபோது வகுப்பில் ஒரே சிரிப்பலைதான்.

எப்படி உணவு நன் முறையில் தயாரிக்கப்பட்டிருந்தாலும் 
அதை கொடுக்கின்ற விதம் (Presentation) சரியாக இல்லாவிட்டால்
நுகர்வோர்களை கவராதோ அதுபோல, ஒரு கடிதம் என்னதான்
நன்றாக எழுதப்பட்டு இருந்தாலும் அதனுடைய தோற்றம் (Look)
நன்றாக இல்லை என்றால் அது அக்கடித்தை பெறுவோரை
படிக்கத் தூண்டாது என்றும் அவர் சொன்னார். 

அலுவலகக் கடிதம் எழுதும்போது நாம் செய்யும் தவறு   
கடிதத்தின் தலைப்பில் இடது ஓரத்தில் பார்வை எண் (Ref:No.) 
என எழுதி பின்னர் எண்களை எழுதுவது தான். எண்களை குறிப்பிடும்போது பார்வை எண் என்று எழுதவேண்டிய அவசியம் 
இல்லை என்றார் பேராசிரியர்.

மேலும் கடிதத்தின் தலைப்பில் வலது ஓரத்தில் தேதியை
குறிப்பிடும்போதும் அநேகம் பேர் Date: என எழுதியே தேதியை
எழுதுவோம். தேதியையே  குறிப்பிடும்போது பின் ஏன் Date என எழுதவேண்டும். அதுதான் தேதி என்று எல்லோருக்கும் தெரியுமே
என்பது அவரது வாதம்.

மேலும் தேதியை குறிப்பிடும்போது, அமெரிக்கர்கள்  போல் 
முதலில் மாதம் பின் தேதி பின் ஆண்டு என்றோ அல்லது பிரிட்டிஷ்காரர்கள் போல் முதலில் தேதி பின் மாதம் பின் 
ஆண்டு என்றோ என்று எழுதலாம் என்றும் ஆனால் 
மாதங்களைக் குறிப்பிடும்போது அவைகளின் பெயர்களைத்தான் 
எழுத வேண்டுமாம். எண்களால் குறிப்பிடக்கூடாதாம். 
(உ-ம் ஆகஸ்ட் 28 2012  அல்லது  28 ஆகஸ்ட் 2012  )

கடிதத்தை ஆரம்பிக்கும்போது Sir அல்லது Dear Sir என்றோ ஆரம்பிக்கலாம்.தெரியாதவதர்களுக்கு எழுதும்போது Sir என 
ஆரம்பித்து எழுதவேண்டும் என பலர் நினைத்துக்கொண்டு 
இருப்பதும் தவறு என்றார் அவர். 

அரசு அலுவலகங்களில் D. O. கடிதங்களுக்குப் பதில் 
எழுதும்போதுதான் அலுவலர்கள் தங்கள் மேலதிகாரிகளுக்கு  
Dear Sir என எழுதவேண்டும் என்ற எழுதப்படாத விதி சரியல்ல 
என்றார் அவர். 

சொல்லப்போனால் D. O. கடிதங்களுக்குப் பதில் எழுதும்போது, 
பதிலை பெறுபவர் மேலதிகாரியாக இருந்தாலும் அவர் 
பெயரில்தான் எழுதவேண்டுமே அன்றி Dear Sir என எழுதக்கூடாது 
என்றார் அவர். ஆனால் நமது அரசு அலுவலர்களில் எவ்வளவு 
பேருக்கு மேலதிகாரியின் பெயரை எழுதி கடிதம் எழுத தைரியம் இருக்கிறது என்பதுதான் எனது கேள்வியே!

பெண் ஊழியர்களுக்கு எழுதும்போது 'Dear Madam என எழுதலாமா?'
என நாங்கள் அவரிடம் கேட்டோம். ஏன் அப்படி கேட்கிறீர்கள்?’ என 
அவர் கேட்டதற்கு, மனைவிக்கு எழுதும்போதுதான் Dear Madam என எழுதலாம் எனக் கேள்விப்பட்டிருக்கிறோம். .என எங்களில் சிலர் சொன்னதற்குஅவர் சிரித்துக்கொண்டே அப்படி எந்த விதியும் இல்ல. 
இது நாமே ஏற்படுத்திக்கொண்டது. Dear Sir என எழுதும்போது 
Dear Madam என்றும் எழுதுவதில் தப்பில்லை.என்றார் அவர். 

ஆனால் Dear Sir என்றோ அல்லது Dear Madam என்றோ கடிதத்தை
ஆரம்பித்து இருந்தால் கையொப்பமிடும்போது Yours faithfully என்று
எழுதித்தான் கையொப்பமிடவேண்டுமாம்.

D.O Letter எனப்படும் Demi Official Letter எழுதும்போது 
ஆணாயிருந்தால் Dear Mr X என அவரது பெயரை எழுதி 
ஆரம்பிக்கலாம். பெண்ணாக இருந்தால்  Dear Mrs X என்றோ 
அல்லது Dear Ms X என்றோ அவர்களது பெயரை எழுதி 
ஆரம்பிக்கலாம்.

ஆண்களுக்கு Mr என எழுதத் தேவையில்லை. ஆனால் 
பெண்களுக்கு அவசியம் Mrs அல்லது Ms என்று எழுதித்தான் 
பெயரை எழுதவேண்டும். மற்றும் Mr மற்றும் Mrs என எழுதிய 
பின் புள்ளி வைக்கத்தேவையில்லை என்றும் அவர் சொன்னார். 

அதுபோலவே Dear Professor X என எழுதாமல் Dear Prof என 
சுருக்கினால் Prof க்குப்பிறகு புள்ளிவைக்கவேண்டும் என்றும் 
ஆனால் Dr என எழுதினால் புள்ளி வைக்கத்தேவையில்லை என்ற அனேகம்பெருக்குத் தெரியாத விஷயத்தையும் சொன்னார். 

D.O Letter ன் முடிவில் கையொப்பமிடும்போது Yours sincerely என்று எழுதித்தான் கையொப்பமிடவேண்டும். அதற்குக் கீழே கையொப்பமிடுபவரின் பெயர் கட்டாயம் இருக்கவேண்டும்.

பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் சொன்ன மேலும் 
சில குறிப்புகள் அடுத்த பதிவில்.

தொடரும்

23 கருத்துகள்:

  1. குறிப்புகள் அனைத்தும் குறித்துக் கொள்ள வேண்டியவை... மிக்க நன்றி சார்... தொடருங்கள்...

    வாழ்த்துக்கள்...

    பதிலளிநீக்கு
  2. வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி திரு திண்டுக்கல் தனபாலன் அவர்களே!

    பதிலளிநீக்கு
  3. கடிதம் எழுதுவதில் இவ்வளவு விஷயமா?!
    நல்ல பகிர்வு

    பதிலளிநீக்கு
  4. சில விசயங்களை தெளிவாக புரியவைத்தீர்கள்! நன்றி!

    நாம என்னதான் படிச்சிருந்தாலும், மெட்ரிகுலேஷன்ள ஒண்ணாவது ரெண்டாவது படிக்கிற பசங்ககிட்ட சில சமயம் தோத்து போவோம்!

    பாக்குற எல்லாத்துக்கும் கேப்பான் அங்கிள் இதுக்கென் என்ன இங்க்லிஸ்ல...இதுக்கென் என்ன இங்க்லிஸ்லன்னு...சில சமயம் சொல்லிருவோம் பல சமயம் சொல்ல முடியாது! அப்பெல்லாம் நான் நினைப்பேன் நாம மறுபடியும் ஒண்ணாவது படிக்கணும் போலடான்னு, இன்னிக்கு இந்த பதிவை பார்த்ததும் ஏனோ அந்த நிகழ்வு மனதில் தோன்றியது தவிர்க்க இயலவில்லை!

    பதிலளிநீக்கு
  5. வருகைக்கும் பாராட்டுக்கும் நன்றி திரு சென்னை பித்தன் அவர்களே!

    பதிலளிநீக்கு
  6. வருகைக்கு நன்றி ‘வரலாற்று சுவடுகள்’ நண்பரே! நீங்கள் சொல்வது உண்மைதான். என்னதான் நாம் ஆங்கிலத்தை பள்ளியில் படித்திருந்தாலும் நாம் தெரிந்துகொள்ளவேண்டியது அதிகம் உள்ளது என நினைக்கிறேன்.

    பதிலளிநீக்கு
  7. நல்ல தகவல்கள்.நிச்சயம் பயன்படக் கூடியவை.நன்றி. தொடருங்கள்.வரவேற்கிறோம்.

    பதிலளிநீக்கு
  8. தமிழ் மண வாக்குப் பட்டை காணப்படவில்லையே!

    பதிலளிநீக்கு
  9. I asked one English professor long time back about addressing a lady as "Dear Madam". He opined that it is a convention not to address ladies as Dear Madam. So, opinions differ on this matter.

    பதிலளிநீக்கு
  10. வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி திரு L.N.கோவிந்தராஜன் அவர்களே! பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்களும் அதையே தான் சொன்னார். Dear Madam என்று எழுதுவதில் தப்பில்லை. ஆனால் அவ்வாறு எழுதக்கூடாது என்பது நாமாக ஏற்படுத்திக்கொண்டது என்று.

    பதிலளிநீக்கு
  11. வருகைக்கும் பாராட்டுக்கும் நன்றி திரு T.N.முரளிதரன் அவர்களே!தமிழ்மணம் வாக்குப்பட்டை சமீபத்திய மாற்றத்தால் காணாமல் போய்விட்டது. நான் இன்னும் அதை திரும்பவும் இணைக்கவில்லை.

    பதிலளிநீக்கு
  12. வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி முனைவர் பழனி.கந்தசாமி அவர்களே!

    பதிலளிநீக்கு
  13. ஆசையில் ஓர் கடிதம் தொடர்ந்து படித்து வருகிறேன். பேராசிரியர் மாத்யூ கொடுக்கப் போகும் குறிப்புகளை ஆவலுடன் எதிர்பார்க்கிறேன்.

    பதிலளிநீக்கு
  14. வருகைக்கும், தொடர்வதற்கும் நன்றி திரு தி.தமிழ் இளங்கோ அவர்களே!

    பதிலளிநீக்கு
  15. வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி ‘தொழிற்களம் குழு’ நண்பர்களுக்கு.

    பதிலளிநீக்கு
  16. தகவல்களிற்கு நன்றி. பலருக்குப் பயன் தரும்.
    வேதா. இலங்காதிலகம்.

    பதிலளிநீக்கு
  17. வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி சகோதரி திருமதி வேதா.இலங்காதிலகம் அவர்களே!

    பதிலளிநீக்கு
  18. Surprised to note that the percentage of people who write letters is miniscule. With the advent of Eails/Smss even this tribe is likely to vanish soon. Nothing can replicate the anticipation that precedes the arrival of a letter and then reading the hand written letter received from a loved one.
    Just for the benefit of all I am providing a link to a famous gazal by Pankaj udas a celebrated gazal singer chitti ayi hai ."http://www.youtube.com/watch?v=cU3Qy382Jbw
    Just listen to the soul stirring gazal about the arrival of a letter.
    Be that as it may, the blog was very informative and busted several myths deeply entrenched.
    Vasudevan

    பதிலளிநீக்கு
  19. வருகைக்கும் கருத்துக்கும் நன்றி திரு வாசு அவர்களே! நீங்கள் தந்துள்ள காணொளியையும் பார்த்தேன். ‘சிட்டி ஆயி ஹை’ என்ற கடிதம் வந்ததைப் பற்றிய மனதை உருக்கும், திரு பங்கஜ் உதாஸ் அவர்களின் ‘கஜல்’ பாடலை மொழி தெரியாதவர்களும் கேட்டு இரசிக்கவேண்டிய ஒன்று. தகவலுக்கு நன்றி!

    பதிலளிநீக்கு
  20. இந்த பதிவை மீண்டும் படித்தேன். சுவாரஸ்யம் மிக்க இந்த தொடரை, மறுபடியும் முதலில் இருந்து படிக்கப் போகிறேன்.

    பதிலளிநீக்கு
  21. மீள் வருகைக்கு நன்றி திரு தி.தமிழ் இளங்கோ அவர்களே! திரும்பவும் இந்த தொடரை படிக்க இருப்பதற்கு நன்றி!

    பதிலளிநீக்கு