ஆசையில் ஒரு கடிதம்? 3

பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் கூற்றுப்படி அநேகம் பேர் 

எழுதும் வணிகரீதியான கடிதங்கள் (Business Writing) சரியானவை அல்லவாம்.  

கடிதங்கள் பற்றி அவர் சொன்ன விஷயங்கள் சுவாரஸ்யமானவை.

கடிதங்கள் எழுதுவது என்பது பல ஆயிரம் (அதாவது சுமார்  

6000-7000) ஆண்டுகளுக்கு முன்பே பழக்கத்தில் இருந்ததாக 

தெரிகிறது என்றும், இன்றைய உலக மக்கள் தொகையில்  

10 லிருந்து 15 விழுக்காடு மக்கள்தான் கடிதம் எழுதுகிறார்கள் 

என்றும் அவர் சொன்னதைக் கேட்டபோது ஆச்சரியமாக இருந்தது.

கடிதம் எழுதுவது ஒரு கலை. அது காதல் கடிதமாக இருந்தாலும் 

சரி வணிகம் சம்பந்தப்பட்ட கடிதமாக இருந்தாலும் சரி, அவை 

சரியாக எழுதப்படாவிட்டால் பலன் பூஜ்யந்தான் என்று அவர் சொன்னபோது வகுப்பில் ஒரே சிரிப்பலைதான்.

எப்படி உணவு நன் முறையில் தயாரிக்கப்பட்டிருந்தாலும் 

அதை கொடுக்கின்ற விதம் (Presentation) சரியாக இல்லாவிட்டால்

நுகர்வோர்களை கவராதோ அதுபோல, ஒரு கடிதம் என்னதான்

நன்றாக எழுதப்பட்டு இருந்தாலும் அதனுடைய தோற்றம் (Look)

நன்றாக இல்லை என்றால் அது அக்கடித்தை பெறுவோரை

படிக்கத் தூண்டாது என்றும் அவர் சொன்னார். 

அலுவலகக் கடிதம் எழுதும்போது நாம் செய்யும் தவறு   

கடிதத்தின் தலைப்பில் இடது ஓரத்தில் பார்வை எண் (Ref:No.) 

என எழுதி பின்னர் எண்களை எழுதுவது தான். எண்களை குறிப்பிடும்போது பார்வை எண் என்று எழுதவேண்டிய அவசியம் 

இல்லை என்றார் பேராசிரியர்.

மேலும் கடிதத்தின் தலைப்பில் வலது ஓரத்தில் தேதியை

குறிப்பிடும்போதும் அநேகம் பேர் Date: என எழுதியே தேதியை

எழுதுவோம். தேதியையே  குறிப்பிடும்போது பின் ஏன் Date என எழுதவேண்டும். அதுதான் தேதி என்று எல்லோருக்கும் தெரியுமே

என்பது அவரது வாதம்.

மேலும் தேதியை குறிப்பிடும்போது, அமெரிக்கர்கள்  போல் 

முதலில் மாதம் பின் தேதி பின் ஆண்டு என்றோ அல்லது பிரிட்டிஷ்காரர்கள் போல் முதலில் தேதி பின் மாதம் பின் 

ஆண்டு என்றோ என்று எழுதலாம் என்றும் ஆனால் 

மாதங்களைக் குறிப்பிடும்போது அவைகளின் பெயர்களைத்தான் 

எழுத வேண்டுமாம். எண்களால் குறிப்பிடக்கூடாதாம். 

(உ-ம் ஆகஸ்ட் 28 2012  அல்லது  28 ஆகஸ்ட் 2012  )

கடிதத்தை ஆரம்பிக்கும்போது Sir அல்லது Dear Sir என்றோ ஆரம்பிக்கலாம்.தெரியாதவதர்களுக்கு எழுதும்போது Sir என 

ஆரம்பித்து எழுதவேண்டும் என பலர் நினைத்துக்கொண்டு 

இருப்பதும் தவறு என்றார் அவர். 

அரசு அலுவலகங்களில் D. O. கடிதங்களுக்குப் பதில் 

எழுதும்போதுதான் அலுவலர்கள் தங்கள் மேலதிகாரிகளுக்கு  

Dear Sir என எழுதவேண்டும் என்ற எழுதப்படாத விதி சரியல்ல 

என்றார் அவர். 

சொல்லப்போனால் D. O. கடிதங்களுக்குப் பதில் எழுதும்போது, 

பதிலை பெறுபவர் மேலதிகாரியாக இருந்தாலும் அவர் 

பெயரில்தான் எழுதவேண்டுமே அன்றி Dear Sir என எழுதக்கூடாது 

என்றார் அவர். ஆனால் நமது அரசு அலுவலர்களில் எவ்வளவு 

பேருக்கு மேலதிகாரியின் பெயரை எழுதி கடிதம் எழுத தைரியம் இருக்கிறது என்பதுதான் எனது கேள்வியே!

பெண் ஊழியர்களுக்கு எழுதும்போது 'Dear Madam என எழுதலாமா?'

என நாங்கள் அவரிடம் கேட்டோம். ‘ஏன் அப்படி கேட்கிறீர்கள்?’ என 

அவர் கேட்டதற்கு, ‘மனைவிக்கு எழுதும்போதுதான் Dear Madam என எழுதலாம் எனக் கேள்விப்பட்டிருக்கிறோம்.’ .என எங்களில் சிலர் சொன்னதற்குஅவர் சிரித்துக்கொண்டே ‘அப்படி எந்த விதியும் இல்ல. 

இது நாமே ஏற்படுத்திக்கொண்டது. Dear Sir என எழுதும்போது 

Dear Madam என்றும் எழுதுவதில் தப்பில்லை.’என்றார் அவர். 

ஆனால் Dear Sir என்றோ அல்லது Dear Madam என்றோ கடிதத்தை

ஆரம்பித்து இருந்தால் கையொப்பமிடும்போது Yours faithfully என்று

எழுதித்தான் கையொப்பமிடவேண்டுமாம்.

D.O Letter எனப்படும் Demi Official Letter எழுதும்போது 

ஆணாயிருந்தால் Dear Mr X என அவரது பெயரை எழுதி 

ஆரம்பிக்கலாம். பெண்ணாக இருந்தால்  Dear Mrs X என்றோ 

அல்லது Dear Ms X என்றோ அவர்களது பெயரை எழுதி 

ஆரம்பிக்கலாம்.

ஆண்களுக்கு Mr என எழுதத் தேவையில்லை. ஆனால் 

பெண்களுக்கு அவசியம் Mrs அல்லது Ms என்று எழுதித்தான் 

பெயரை எழுதவேண்டும். மற்றும் Mr மற்றும் Mrs என எழுதிய 

பின் புள்ளி வைக்கத்தேவையில்லை என்றும் அவர் சொன்னார். 

அதுபோலவே Dear Professor X என எழுதாமல் Dear Prof என 

சுருக்கினால் Prof க்குப்பிறகு புள்ளிவைக்கவேண்டும் என்றும் 

ஆனால் Dr என எழுதினால் புள்ளி வைக்கத்தேவையில்லை என்ற அனேகம்பெருக்குத் தெரியாத விஷயத்தையும் சொன்னார். 

D.O Letter ன் முடிவில் கையொப்பமிடும்போது Yours sincerely என்று எழுதித்தான் கையொப்பமிடவேண்டும். அதற்குக் கீழே கையொப்பமிடுபவரின் பெயர் கட்டாயம் இருக்கவேண்டும்.

பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் சொன்ன மேலும் 

சில குறிப்புகள் அடுத்த பதிவில்.

தொடரும்