ஆசையில் ஒரு கடிதம்? 4

பேராசிரியர் முனைவர் மாத்யூ அவர்கள் வணிக/அலுவலக கடிதங்கள் எழுதுவது பற்றி சொன்ன மேலும் சில குறிப்புகளைக் கேட்டபோது, 

நாம் எழுதும் கடிதங்களில் மாற்றம் செய்யவேண்டியது அவசியம் 

என எனக்குப் பட்டது.

எடுத்துக்காட்டாக கடிதத்தின் ஆரம்பத்தில் Dear Sir என்பதற்கு கீழே வழக்கமாக பொருள் (Sub:)  என குறிப்பிட்டு அதற்கு நேரே கடிதத்தில்

எழுத இருக்கும் பொருள் பற்றியும் மற்றும் அதற்கு கீழே பார்வை 

(Ref:) என எழுதி அதற்கு நேரே சம்பந்தப்பட்ட கடிதங்களின் 

எண்ணையும் நாம் எழுதுவது வழக்கம்

(எ.கா)

Dear Sir, 

Sub: Business Writing

Ref: Letter No. 123/456 dt 30^th August 2012 

ஆனால் Sub, Ref போன்றவைகளை எழுதத்தேவையில்லை என்பது பேராசிரியரின் கருத்து.

அதுபோல ஆரம்பிக்கும்போது As above என்று எழுதவும் கூடாது.

நாம் எதைப்பற்றி எழுதப்போகிறோம் என்பதை ஆரம்பத்திலேயே

குறிப்பிட்டு இருப்பதால் As above  என எழுதாமல்,நேரடியாகவே சொல்லவேண்டியதை  எழுதவேண்டும்.

 

சிலசமயம் நமக்கு வரும் கடிதங்களில் தேதி இருக்காது. 

அத்தகைய கடிதங்களுக்கு பதில் எழுதும்போது, Your letter dated NIL 

என எழுதுவது நாகரிகமாகாது. அவ்வாறு எழுதுவதைத் தவிர்த்து   

Thanks for your recent letter என ஆரம்பிக்கலாம்.

எப்பொழுதுமே கடிதத்திற்கு பதில் நாம் தான் எழுதவேண்டும்.

நம்முடைய உதவியாளரையோ அல்லது செயலாளரையோ 

நமக்குப் பதில் எழுத சொல்லக் கூடாது.

(ஆனால் அரசு அலுவலகங்களில் எழுதப்படும் கடிதங்களுக்கு மேலதிகாரிக்குப் பதில் அலுவலக மேற்பார்வையாளர் தான்

கையொப்பமிட்டு இருப்பார். காரணம் தெரியவில்லை. ஒருவேளை

அவர் கையொப்பமிடுவது பதவியின் கௌரவத்திற்கு இழுக்கோ

என்னவோ!)

மேலும் I request you என்பதற்கு பதிலாக Could you please என

எழுதலாம்.   மற்றும் கடிதத்தில் Inconvenience is regretted என

எழுதுவதை விட I am sorry என எழுதுவது கடிதத்தைப்

படிப்பவருக்கு நேரடியாக பேசுவது போன்ற உணர்வைக்

கொடுக்கும்.

மேலும் கடிதத்தை முடிக்கும்போது Meanwhile I beg to remain

போன்ற  பழமையான அடிமைத்தனத்தை நினைவூட்டும் சொற்றொடர்களையும் உபயோகப்படுத்தக்கூடாது. அதற்கு பதில்

Good Bye என்றோ  God be with you என்றோ I look forward to hear

from you என்றோ எழுதலாம்.

அது போல M/s என்பதை தனி நபருக்கு உபயோகப்படுத்தக்கூடாது.

அதை கூட்டாண்மை (Partnership) நிறுவனங்களுக்கே உபயோகப்படுத்தவேண்டும்.

(உ.ம்) M/s Ram & Rahim

நிறுவனங்களுக்கு கடிதம் எழுதும்போது, நிறுவனத்தின் பெயருக்கு

எழுதாமல் அங்கு பணிபுரியும் தனிப்பட்ட நபரின் பெயரிலோ

அல்லது அவர் வகிக்கும் பதவியின் பெயரிலோ எழுதுவது நல்லது.

கடிதங்களின் படிகளை (Copies) வேறு யாருக்கும் அனுப்ப

நினைத்தால் மூல (Original) கடிதத்தில் கையொப்பத்தின் கீழே,

cc to என எழுதி அவர்களின் பெயரை எழுதலாம்.

(Cc என்பது Carbon Copy என்பது எல்லோருக்கும் தெரியும்.)

அல்லது Copy to என்றும் எழுதலாம்.

நாம் அனுப்பும் படி (Copy) யாருக்கு எழுதுகிறோமோ அவருக்கு தெரியவேண்டாம் என நினைத்தால், படிகளில் மட்டும்

Bcc (Blind Carbon Copy) to என எழுதி அந்த படியைப் பெறுபவரின்

பெயரை எழுதலாம். 

அவர் இவ்வாறு சொல்லிக்கொண்டு இருக்கும்போது, நான் எழுந்து

‘சார். அரசு அலுவலகங்களில் படிகளை அனுப்பும்போது Copy to என எழுதாமல் Copy submitted, Copy transmitted, மற்றும் Copy forwarded என 

வெவ்வேறு விதமாக எழுதுவதுண்டு. உண்மையில் அது

சரியான முறையா?’ என்று கேட்டேன்.‘

தொடரும்